Замена документов учета грузов, причины и процедура замены ДУ, почему происходит перевыпуск документов
Документ учёта или документ отчётности (ДУ, ДО, разнарядка) служит официальным подтверждением разгрузки груза в порту. В профессиональной деятельности в логистике мы обычно называем его ДУ.
Структура ДУ включает несколько ключевых разделов:
- Вид контейнера;
- Идентификационный номер контейнера;
- Перечень товаров внутри контейнера;
- Количество единиц в контейнере;
- Общий вес груза;
- Коносаментный номер.
В верхнем левом углу ДУ/ДО указан номер лицензии терминала, что важно для включения в товаросопроводительные документы. Документ учёта является необходимым элементом документов для оформления таможенных процедур.
Причины для замены документа отчетности
До разгрузки контейнера в порту морской перевозчик информирует нас, экспедиторов, о прибытии груза, требуя уточнения наименования товаров на русском языке, хотя англоязычные данные уже имеются. Из-за особенностей языка могут возникнуть расхождения в терминологии. Некоторые компании принимают наши переводы, другие же используют автоматические переводчики и отвергают предложенные нами варианты.
Это часто затрагивает сложное оборудование и компоненты. Клиенты могут упростить названия, например, вписывая «сантехника» вместо перечисления унитазов, раковин и сушилок для полотенец. Такое упрощение ведет к тому, что портовые документы указывают лишь обобщенные данные, что не удовлетворяет требования таможни, где необходимо перечисление в точном соответствии с товарной номенклатурой груза.
Для порта необходимо точно указывать список прибывших товаров. Если список отсутствует, порт может требовать замену ДУ.
Мы всегда уточняем у клиентов, чтобы наименования товаров точно соответствовали данным в таможенной декларации. В противном случае, если таможенное оформление проходит без нашего участия, мы рекомендуем обратиться к брокеру за уточнением данных.
Процесс замены документа учёта
Замена ДУ — платная услуга. Мы отправляем запрос в порт с просьбой о корректировке данных о наименовании товара. К запросу прилагаем договор и переводы документов. Если таможенная декларация уже выдана, мы также предоставляем ее копию вместе со старой ДУ и коносаментом.
Процедура по замене ДУ отличается в разных контейнерных терминалах Новороссийска.
В НУТЭПе мы подаём все данные для замены в сервисный центр. Если инспектору не хватает каких-либо сведений, он связывается с нами, и мы предоставляем дополнительные документы. Та же процедура повторяется и с таможней. В этом случае работа идёт без перерыва, и замена ДУ происходит довольно быстро.
А вот в НЛЭ процесс замены ДУ несколько сложнее. Без чека, подтверждающего оплату процедуры, сервисный центр этого терминала не принимает запрос о смене ДУ/ДО в работу. Кроме того, работа сервисного центра ограничена с 11 до 16 часов. После 16 часов подать заявление на замену будет невозможно. А это значит, что документ переделают только на следующий день, что влечёт за собой риск простоя контейнера.
Время, необходимое для замены документа, обычно составляет около шести часов. Задержки, связанные с несоответствием документов, могут вызвать дополнительное ожидание груза. Для избежания промедлений мы активно занимаемся предоставлением всех требуемых сведений вовремя.
Мы призываем наших клиентов перечислять товары в документах для служб порта и таможни внимательно, в полном соответствии с номенклатурой, так как любые ошибки могут стать причиной задержек и привести к неожиданным затратам.